Văn phòng chia sẻ (coworking space) là gì? Ưu điểm của mô hình này đang thu hút sự quan tâm lớn từ cá nhân làm việc và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công Ty TNHH Đầu Tư Dịch Vụ và Thương Mại Hùng An Thái sẽ giúp quý vị khám phá chi tiết về mô hình không gian làm việc chung đầy tiện ích văn phòng này, cùng những lợi ích và hạn chế của chúng.
Không gian làm việc chung là gì?
Coworking space hay còn gọi là văn phòng chia sẻ là một mô hình dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung, được trang bị đầy đủ tiện ích văn phòng cần thiết. Mô hình này không chỉ cung cấp một nơi để làm việc mà còn là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi cá nhân làm việc và doanh nghiệp nhỏ có thể tương tác và phát triển. Đây chính là giải pháp văn phòng tối ưu cho nhiều đối tượng, từ những freelancer tự do đang tìm kiếm một nơi ổn định, đến các công ty siêu nhỏ hay doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí vận hành ban đầu. Việc đầu tư vào nội thất, thiết bị văn phòng như bàn ghế, kệ sách, máy in, máy photocopy, và phòng họp có máy lạnh riêng ban đầu là khá tốn kém, nhưng với văn phòng chia sẻ, bạn chỉ cần trả một khoản phí cố định hoặc theo nhu cầu sử dụng.
Coworking space không đơn thuần chỉ là một địa điểm làm việc tiện ích có điện nước wifi đầy đủ. Nó còn là nơi mà mọi người có thể tìm thấy sự thoải mái, yên tĩnh để tập trung công việc, đồng thời vẫn có thể kết nối với cộng đồng. Mô hình này được thiết kế để mang lại sự linh hoạt tối đa cho người sử dụng. Bạn có thể lựa chọn thuê chỗ ngồi làm việc theo giờ, theo ngày, hoặc theo tháng tùy thuộc vào lịch trình không cố định và nhu cầu cụ thể của mình. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo rằng bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn thực sự sử dụng.
Khi sử dụng coworking space, bạn được hưởng một loạt các tiện ích đa dạng mà không cần phải lo lắng về việc quản lý hay bảo trì. Từ wifi tốc độ cao đảm bảo kết nối liên tục, đến các dụng cụ văn phòng phẩm cơ bản luôn sẵn sàng, mọi thứ đều được chuẩn bị để bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích cho các startup hoặc những người mới khởi nghiệp, khi nguồn lực tài chính còn hạn chế và cần tập trung vào việc phát triển sản phẩm, dịch vụ cốt lõi thay vì các vấn đề về cơ sở hạ tầng văn phòng. Coworking space cũng thường có phòng họp được trang bị đầy đủ, cho phép bạn tổ chức các cuộc gặp gỡ quan trọng với khách hàng hoặc đối tác một cách chuyên nghiệp.
Các mô hình không gian làm việc chung
Để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng, mô hình cho thuê địa điểm làm việc chung này đã phát triển thành nhiều loại hình khác nhau, mang lại sự lựa chọn phù hợp nhất cho từng cá nhân hoặc doanh nghiệp. Việc hiểu rõ từng loại hình sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về giải pháp văn phòng phù hợp với mục tiêu và ngân sách của mình.
1. Thuê văn phòng riêng
Mô hình văn phòng riêng trong một coworking space mang đến không gian làm việc độc lập hoàn toàn. Các văn phòng này thường được phân cách bằng vách ngăn hoặc tường, đảm bảo sự riêng tư và yên tĩnh tối đa. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm hoặc công ty cần một không gian độc lập để làm việc, tổ chức các cuộc họp nội bộ, hoặc tiếp đón khách hàng một cách kín đáo. Khi thuê văn phòng riêng, doanh nghiệp có thể thoải mái trang trí, sắp xếp lại không gian theo phong cách riêng của mình, tạo nên một bản sắc thương hiệu rõ ràng trong môi trường chia sẻ chung. Mặc dù là không gian riêng, bạn vẫn được hưởng tất cả các tiện ích đa dạng của coworking space như khu vực lễ tân, phòng chờ, khu vực ăn uống, và các thiết bị văn phòng dùng chung.
2. Thuê chỗ ngồi cố định
Lựa chọn chỗ ngồi cố định khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ mang lại sự ổn định và tiện lợi. Với hình thức này, bạn sẽ có một vị trí làm việc dành riêng cho mình trong suốt thời gian thuê, không cần phải dùng chung với những người khác. Điều này có nghĩa là bạn có thể để lại tài liệu cơ bản và vật dụng cá nhân tại chỗ làm, và không cần phải dọn dẹp mỗi khi rời đi. Chỗ ngồi cố định thường đi kèm với bàn làm việc riêng và túi đựng hồ sơ cá nhân, cho phép bạn lưu trữ tài liệu cơ bản một cách ngăn nắp. Đây là hình thức phù hợp với những cá nhân, doanh nghiệp cần một không gian làm việc ổn định, thường xuyên có mặt tại văn phòng và muốn cá nhân hóa chỗ ngồi làm việc của mình để tăng cảm hứng làm việc.
3. Thuê chỗ ngồi linh hoạt
Với chỗ ngồi linh hoạt, bạn có quyền lựa chọn bất kỳ vị trí nào còn trống trong khu vực chung của văn phòng mỗi khi đến làm việc. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những người làm việc tự do (freelancer), những người có lịch trình không cố định, hoặc những ai đơn giản là thích thay đổi không gian làm việc để tìm kiếm nguồn cảm hứng mới. Chỗ ngồi linh hoạt mang lại sự tự do và tính cơ động cao, phù hợp với những người không cần một địa điểm cố định nhưng vẫn muốn một môi trường làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ tiện nghi văn phòng hiện đại. Bạn có thể dễ dàng di chuyển giữa các khu vực khác nhau trong không gian sáng tạo này, từ khu vực yên tĩnh để tập trung đến khu vực cộng tác để giao lưu, tùy theo nhu cầu công việc của từng thời điểm.
Lợi ích và hạn chế không gian chia sẻ
Việc quyết định chọn sử dụng dịch vụ thuê chỗ ngồi làm việc hay thuê coworking space cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên cả ưu nhược điểm của mô hình này. Chúng ta hãy cùng phân tích để có cái nhìn tổng quan nhất.
1. Lợi ích khi thuê không gian làm việc chung
Tối ưu chi phí vận hành: Đây là ưu điểm lớn nhất của coworking space. Thay vì doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền lớn để đầu tư xây dựng văn phòng trọn gói bao gồm chỗ ngồi, phòng họp, quầy lễ tân, phòng tiếp khách…, thì với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp chỉ cần chi trả khoản chi phí này khi có phát sinh nhu cầu. Điều này giúp tiết kiệm tối đa chi phí vận hành hàng tháng, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay startup có ngân sách hạn chế. Mô hình này tối ưu nguồn lực tài chính, cho phép doanh nghiệp dồn tiền vào các hoạt động cốt lõi.
Vị trí thuận lợi, dễ dàng đi lại: Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ uy tín thường đặt các tòa nhà tại các vị trí đắc địa, trung tâm thành phố. Những địa điểm này thường gần các khu mua sắm, khu ăn uống sầm uất và có hệ thống giao thông công cộng phát triển. Điều này không chỉ giúp bạn và nhân viên thuận tiện trong việc đi lại mà còn hỗ trợ kết nối với khách hàng, đối tác một cách dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả giao dịch và gặp gỡ.
Dịch vụ, tiện ích đa dạng: Hầu hết các dịch vụ coworking space hiện nay đều cung cấp đầy đủ mọi tiện ích cần có trong một văn phòng làm việc hiện đại. Từ bàn ghế làm việc, văn phòng phẩm cơ bản đến các thiết bị điện tử như máy in, máy scan, máy chiếu, máy lạnh và wifi tốc độ cao, mọi thứ đều được chuẩn bị sẵn sàng. Điều này giúp đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết trong quá trình làm việc, loại bỏ gánh nặng mua sắm và bảo trì thiết bị cho người thuê.
Cơ hội kết nối cùng doanh nghiệp, cá nhân khác: Môi trường văn phòng chia sẻ là một nơi lý tưởng để kết nối và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Tại đây, các sự kiện, workshop và buổi gặp gỡ thường xuyên được tổ chức, tạo cơ hội cho các cá nhân và doanh nghiệp gặp gỡ, hợp tác và trao đổi kinh nghiệm. Bạn có thể tìm thấy những đối tác tiềm năng, khách hàng mới hoặc thậm chí là những người cố vấn quý giá ngay trong chính không gian làm việc chung của mình.
Có không gian nghỉ ngơi thoải mái: Ngoài không gian làm việc chính, nhiều văn phòng chia sẻ còn đầu tư xây dựng thêm khu vực thư giãn và giải trí như phòng ăn, phòng game, hoặc phòng nghỉ trưa. Những tiện ích này giúp nhân viên có thể tái tạo năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng, nâng cao hiệu quả làm việc. Đồng thời, đây cũng là những khu vực lý tưởng để tạo cơ hội kết nối với nhau trong một không gian thoải mái và thân thiện hơn.
Nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp: Một văn phòng chia sẻ đẹp không chỉ dừng lại ở tính thẩm mỹ mà còn giúp bạn tạo ấn tượng mạnh với khách hàng và đối tác. Với những đơn vị cho thuê coworking space có hỗ trợ khu vực tiếp khách riêng, có lễ tân chuyên nghiệp hoặc có thêm trà, bánh phục vụ, tất cả đều góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ đang nỗ lực khẳng định vị thế trên thị trường.
2. Nhược điểm khi sử dụng văn phòng chia sẻ
Mặc dù có nhiều lợi ích, văn phòng chia sẻ cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định mà bạn cần lưu ý trước khi quyết định thuê.
Bị giới hạn không gian, diện tích sử dụng: Do đặc thù của mô hình chung, văn phòng coworking space thường không phù hợp với các doanh nghiệp lớn có số lượng nhân sự đông đảo hoặc những công ty thuộc lĩnh vực sản xuất hay ngành nghề cần không gian kho bãi rộng lớn để lưu trữ hàng hóa. Không gian hạn chế có thể gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động hoặc bố trí các bộ phận đặc thù.
Không có tính bảo mật cao: Việc sử dụng chung các thiết bị điện tử như máy tính, máy in, máy chiếu… tại văn phòng coworking space tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng hoặc thông tin dự án quan trọng. Mặc dù các nhà cung cấp thường có biện pháp bảo mật, nhưng khả năng bị đánh cắp thông tin vẫn tồn tại. Để tránh tình trạng này, bạn cần chủ động đăng xuất tài khoản cá nhân cũng như xóa bỏ các tài liệu quan trọng đã tải về máy ngay sau khi sử dụng, và luôn cảnh giác về bảo mật thông tin của mình.
Phải dùng chung tiện ích với nhiều khách thuê khác: Thuê văn phòng chia sẻ còn bị hạn chế bởi việc dùng chung tiện ích với nhiều khách thuê khác. Điều này khá bất tiện, đặc biệt trong những giờ cao điểm khi số lượng người sử dụng quá đông, bạn có thể phải chờ đợi khá lâu mới có thể truy cập vào các thiết bị máy in, máy scan hay kết nối wifi ổn định. Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà đôi khi còn mang đến cảm giác không thoải mái cho bạn trong quá trình làm việc, đặc biệt khi bạn cần sự nhanh chóng và liền mạch.
Dịch vụ không gian làm việc của Anpha
Hiện tại, Công Ty TNHH Đầu Tư Dịch Vụ và Thương Mại Hùng An Thái thông qua Kế toán Anpha đang cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ tại hai thành phố lớn là Đà Nẵng và Cần Thơ, mang đến giải pháp tối ưu cho nhu cầu làm việc linh hoạt của bạn.
Thông tin chi tiết dịch vụ như sau:
- Chi phí: Chỉ 700.000 đồng/người/tháng, một mức giá vô cùng cạnh tranh cho một không gian làm việc chuyên nghiệp.
- Thời gian sử dụng: Từ 08:00 – 18:00 hàng ngày, có điều hòa đầy đủ để đảm bảo môi trường làm việc thoải mái.
- Địa điểm thuê:
- Tại Đà Nẵng: Tầng 3 Tòa nhà PVcomBank, số 2 đường 30/4, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu. Một vị trí đắc địa dễ dàng tiếp cận.
- Tại Cần Thơ: Tầng 1 Tòa nhà Bưu điện Cần Thơ, số 2 Hòa Bình, phường Tân An, quận Ninh Kiều. Cũng là một địa điểm thuận lợi tại trung tâm thành phố.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn có nhu cầu thuê bàn để tiếp khách hàng, đối tác, vui lòng liên hệ với Kế toán Anpha trước ít nhất 24 giờ để chúng tôi có thể hỗ trợ sắp xếp vị trí phù hợp và đảm bảo sự tiện nghi cho buổi gặp mặt của bạn.
Bên cạnh dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc, Kế toán Anpha còn cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh chỉ từ 500.000 đồng/tháng tại các thành phố lớn, bao gồm:
- Tại Hà Nội: Tòa nhà Việt Á, số 9 Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy.
- Tại TP. Hồ Chí Minh: Tòa nhà Anpha, Số 202 Lê Lai, phường Bến Thành, quận 1.
- Tại Đà Nẵng: Tầng 3 Tòa nhà PVcomBank, Số 2 đường 30 tháng 4, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu.
- Tại Cần Thơ: Tầng 1, Tòa nhà Bưu Điện Cần Thơ, Số 2 Hòa Bình, phường Tân An, quận Ninh Kiều.
Đặc biệt hấp dẫn: Khi bạn lựa chọn thuê đồng thời văn phòng ảo & chỗ ngồi làm việc tại Kế toán Anpha, bạn sẽ nhận được giá ưu đãi chỉ 800.000 đồng/tháng. Đây là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp khởi nghiệp cần một địa chỉ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp và một không gian làm việc thực tế linh hoạt.
Khi lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng ảo và dịch vụ thuê chỗ ngồi làm việc tại Kế toán Anpha, bạn sẽ nhận được 6 quyền và tiện ích sau:
- Được phép sử dụng 1 trong 4 địa chỉ trên để đăng ký kinh doanh, mang lại sự uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.
- Có bàn ghế riêng, không phải chia sẻ với cá nhân khác khi bạn thuê chỗ ngồi cố định, đảm bảo sự riêng tư và tiện lợi.
- Miễn phí sử dụng wifi tốc độ cao trong suốt thời gian thuê, giúp công việc luôn trôi chảy.
- Miễn phí điện nước trong suốt thời gian thuê, loại bỏ các chi phí phát sinh không mong muốn.
- Miễn phí in ấn và quét tài liệu với các thiết bị hiện có tại văn phòng, tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm.
- Không phát sinh phí quản lý tòa nhà hay bất kỳ chi phí nào khác ngoài hợp đồng, mang lại sự minh bạch tuyệt đối về chi phí.
Với những ưu đãi và tiện ích vượt trội, Kế toán Anpha cam kết mang đến giải pháp văn phòng toàn diện và hiệu quả nhất cho mọi đối tượng khách hàng.
Những thắc mắc thường gặp về không gian chung
Bạn đang cân nhắc việc thuê chỗ ngồi làm việc hay thuê coworking space? Chắc hẳn bạn có rất nhiều câu hỏi. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất, bao gồm cả những câu hỏi cơ bản từ DS1 và những thắc mắc bổ sung mà bạn có thể quan tâm.
1. Coworking space là gì?
Văn phòng chia sẻ hay coworking space là mô hình dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung, được trang bị đầy đủ tiện ích văn phòng như điện, nước, wifi, điều hòa, bàn ghế, kệ sách, máy in, máy scan, văn phòng phẩm, photocopy. Mô hình này thường là lựa chọn lý tưởng cho các freelancer, doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí là những công ty siêu nhỏ muốn tối ưu chi phí.
2. Có mấy loại dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ?
Mô hình cho thuê coworking space có 3 loại hình phổ biến như sau: Văn phòng riêng, Chỗ ngồi cố định, và Chỗ ngồi linh hoạt. Mỗi loại hình dịch vụ cho thuê đáp ứng những nhu cầu khác nhau của người thuê.
3. Có nên thuê chỗ ngồi làm việc không?
Doanh nghiệp và cá nhân có thể chọn thuê văn phòng chia sẻ vì các yếu tố nổi bật như: Tối ưu chi phí vận hành, Vị trí thuận lợi dễ dàng đi lại, Dịch vụ tiện ích đa dạng, và Cơ hội kết nối cùng doanh nghiệp cá nhân khác. Đây là một giải pháp văn phòng linh hoạt và hiệu quả.
4. Văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ văn phòng ảo là mô hình dịch vụ cho các cá nhân, tổ chức thuê không gian, địa chỉ làm việc có thật để đăng ký kinh doanh. Nó cung cấp một địa chỉ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp mà không cần thuê một không gian làm việc vật lý cố định.
5. Chi phí thuê chỗ ngồi làm việc, thuê coworking space là bao nhiêu?
Chi phí thuê văn phòng chia sẻ tại Đà Nẵng và Cần Thơ của Kế toán Anpha là 700.000 đồng/người/tháng. Đặc biệt, khi ký hợp đồng dịch vụ có thời hạn 12 tháng, Anpha sẽ tặng thêm thời gian thuê 1 tháng.
Liệu coworking space có phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp?
Không, coworking space thường phù hợp nhất với freelancer, startup, và doanh nghiệp vừa và nhỏ do tính linh hoạt và khả năng tối ưu chi phí. Các doanh nghiệp lớn hoặc cần không gian sản xuất, kho bãi sẽ thấy mô hình này hạn chế về diện tích sử dụng và không gian kho bãi.
Làm thế nào để đảm bảo bảo mật thông tin khi làm việc tại coworking space?
Để đảm bảo bảo mật thông tin, bạn nên luôn đăng xuất tài khoản cá nhân và xóa bỏ các tài liệu quan trọng đã tải về máy sau mỗi lần sử dụng thiết bị chung. Ngoài ra, việc sử dụng VPN và các giải pháp bảo mật phần mềm cũng là cách hiệu quả.
Dịch vụ nào thường được bao gồm khi thuê coworking space?
Các dịch vụ cơ bản thường bao gồm điện nước wifi, bàn ghế làm việc, máy in photocopy, và văn phòng phẩm. Một số coworking space cao cấp còn cung cấp thêm phòng họp, khu vực thư giãn, lễ tân và dịch vụ hỗ trợ hành chính.
Làm cách nào để tận dụng tối đa cơ hội kết nối tại coworking space?
Để tận dụng cơ hội kết nối, bạn nên tích cực tham gia các sự kiện workshop do coworking space tổ chức và chủ động giao tiếp với các thành viên khác. Việc chia sẻ ý tưởng và kinh nghiệm sẽ giúp mở rộng mạng lưới kinh doanh của bạn.
Thời gian thuê tối thiểu cho một chỗ ngồi linh hoạt là bao lâu?
Thời gian thuê tối thiểu cho chỗ ngồi linh hoạt thường rất đa dạng, từ vài giờ, một ngày, đến hàng tuần hoặc hàng tháng. Điều này cho phép bạn lựa chọn linh hoạt theo nhu cầu công việc và lịch trình cá nhân của mình.
Kết luận
Văn phòng chia sẻ (coworking space) là một giải pháp văn phòng thông minh và hiệu quả cho nhiều đối tượng hiện nay, đặc biệt là freelancer và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện về coworking space là gì và những ưu nhược điểm của nó. Nếu bạn đang tìm kiếm không gian làm việc chung lý tưởng, hãy liên hệ với Công Ty TNHH Đầu Tư Dịch Vụ và Thương Mại Hùng An Thái qua website https://ketoanhunganthai.com/ để được tư vấn. Đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc chia sẻ bài viết này để chúng ta cùng trao đổi thêm nhé!