Dịch vụ Kế toán Tổng hợp — Chính xác, Bảo mật, Đồng hành cùng doanh nghiệp

1. Dịch vụ kế toán tổng hợp là gì?

Kế toán tổng hợp là gói dịch vụ bao quát mọi nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp: từ tiếp nhận chứng từ, ghi sổ, đối chiếu công nợ, lập báo cáo thuế hàng tháng/quý, đến lập báo cáo tài chính cuối năm và hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra. Dịch vụ này phù hợp cho doanh nghiệp không muốn/không thể duy trì bộ phận kế toán nội bộ nhưng cần số liệu chính xác, tin cậy để vận hành và ra quyết định.

2. Lợi ích chính của dịch vụ

• Tiết kiệm chi phí vận hành so với tuyển nhân sự toàn thời gian.

• Đảm bảo tuân thủ quy định thuế và kế toán; giảm rủi ro bị phạt do sai sót.

• Dữ liệu được chuẩn hóa, thuận tiện cho việc phân tích, kiểm toán và ra quyết định.

• Bảo mật thông tin doanh nghiệp (hợp đồng, NDA, chính sách bảo mật).

• Linh hoạt mở rộng dịch vụ khi doanh nghiệp phát triển.

3. Phạm vi công việc (ví dụ tiêu chuẩn)

• Tiếp nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ.

• Ghi sổ kế toán theo hệ thống tài khoản chuẩn.

• Đối chiếu công nợ khách hàng và nhà cung cấp.

• Lập và nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN theo kỳ.

• Lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối, KQKD, Lưu chuyển tiền tệ).

• Lưu trữ chứng từ điện tử, quản lý hóa đơn.

• Hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm và rà soát hồ sơ khi cơ quan kiểm tra.

• Báo cáo quản trị theo yêu cầu (theo tháng/quý/đột xuất).

Dịch vụ có thể cá nhân hóa theo ngành nghề (sản xuất, xây dựng, thương mại, TMĐT, F&B…).

4. Quy trình làm việc — từng bước rõ ràng

1. Khảo sát & Đề xuất giải pháp

   • Phân tích mô hình kinh doanh, khối lượng chứng từ, các rủi ro hiện hữu.

   • Đề xuất quy trình xử lý, phần mềm và gói dịch vụ phù hợp.

2. Ký hợp đồng & Thiết lập quyền truy cập

   • Hợp đồng nêu rõ phạm vi, SLA, phí dịch vụ, trách nhiệm và cam kết bảo mật.

   • Thiết lập tài khoản phần mềm, phân quyền truy cập, chữ ký số (nếu cần).

3. Chuẩn hóa dữ liệu & Mapping tài khoản

   • Xây dựng Biểu mẫu, Chart of Accounts chuẩn theo doanh nghiệp.

   • Chuyển dữ liệu lịch sử (nếu có) và tạo mẫu báo cáo.

4. Ghi chép & Kê khai định kỳ

   • Thực hiện hạch toán theo chứng từ, đối chiếu hàng tháng, lập tờ khai thuế và nộp đúng hạn.

5. Đối chiếu & Soát xét

   • Đối chiếu số dư ngân hàng, công nợ, tài sản cố định.

   • Soát xét nội bộ (peer review) trước khi gửi báo cáo cho khách hàng.

6. Báo cáo & Tư vấn

   • Gửi báo cáo kèm phân tích số liệu và đề xuất tối ưu thuế/chi phí.

   • Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi cần.

7. Bảo trì dữ liệu & Lưu trữ

   • Lưu trữ chứng từ điện tử theo quy định, backup định kỳ, bảo mật theo SLA.

5. Đảm bảo CHÍNH XÁC — Quy trình kiểm soát chất lượng

• Checklists hạch toán: Mỗi loại nghiệp vụ có checklist bắt buộc trước khi ghi sổ.

• Quy trình 4 mắt (four-eyes principle): Ghi sổ bởi nhân viên, kiểm duyệt bởi kế toán trưởng.

• Đối chiếu định kỳ: Bank reconciliation, công nợ, tồn kho (nếu có).

• Kiểm tra bất thường: Phân tích biến động, so sánh liên kỳ để phát hiện sai khác.

• Báo cáo truy vết: Mỗi bút toán kèm user ID, thời gian, chứng từ gốc dễ truy xuất.

• SLA sửa lỗi: Cam kết xử lý và điều chỉnh sai sót trong khoảng thời gian thỏa thuận.

6. Đảm bảo BẢO MẬT — Chính sách và kỹ thuật

• Hợp đồng & NDA: Ký cam kết bảo mật, quy định xử lý dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.

• Quyền truy cập theo vai trò: Phân quyền chi tiết trên phần mềm, hạn chế truy cập sang thông tin nhạy cảm.

• Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu lưu trữ và truyền tải được mã hóa (encryption).

• Sao lưu & khôi phục: Backup định kỳ, kế hoạch khôi phục khi sự cố.

• Lưu trữ chứng từ an toàn: Lưu file gốc, số hóa hóa đơn, quản lý theo tiêu chuẩn lưu trữ.

• Đào tạo bảo mật nội bộ: Nhân sự được huấn luyện về bảo mật, xử lý rò rỉ thông tin.

• Kiểm toán bảo mật độc lập (nếu cần): Sẵn sàng cho audit/kiểm toán bảo mật theo yêu cầu khách hàng.

7. Mô hình giá phổ biến (tham khảo)

• Gói cơ bản: Phù hợp hộ kinh doanh/doanh nghiệp ít phát sinh — phí cố định hàng tháng.

• Gói tiêu chuẩn: Doanh nghiệp SME có phát sinh trung bình.

• Gói toàn diện: Bao gồm tư vấn thuế chiến lược, soát xét định kỳ, hỗ trợ kiểm toán.
  (Chi phí phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, số chứng từ, bảng lương, ngành nghề; cần khảo sát để báo giá chính xác.)

8. Hồ sơ & Quy trình onboarding (nhanh chóng, an toàn)

Tài liệu cần cung cấp ban đầu: Giấy phép kinh doanh, MST, sổ sách cũ (nếu có), mẫu hóa đơn, hợp đồng lao động, sao kê ngân hàng, danh sách nhà cung cấp/khách hàng.

Thời gian onboarding tiêu chuẩn: 7–21 ngày tùy khối lượng chứng từ và yêu cầu chuẩn hóa.

9. KPI & Báo cáo quản trị đề xuất

• Báo cáo thuế hàng tháng/quý trong vòng X ngày sau kỳ phát sinh.

• Báo cáo quản trị tổng hợp gửi cho ban lãnh đạo (kỳ tháng/quý).

• Tỷ lệ sai sót được phát hiện trước khi nộp < mục tiêu thỏa thuận.

• Thời gian phản hồi cho yêu cầu khách hàng: trong 24–48 giờ làm việc.

Số liệu KPI cụ thể sẽ được thỏa thuận trong SLA với từng khách hàng.

10. Một số lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán tổng hợp

• Yêu cầu xem mẫu hợp đồng, SLA và cam kết bảo mật.

• Kiểm tra kinh nghiệm ngành (nếu doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù như xây dựng, xuất nhập khẩu, TMĐT).

• Hỏi rõ phần mềm sử dụng và cách bạn truy cập báo cáo.

• Yêu cầu cơ chế chuyển giao khi kết thúc hợp đồng (đảm bảo quyền truy cập và bàn giao dữ liệu).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Bao lâu thì nhận được báo cáo tháng?
   Thời gian tiêu chuẩn thường là trong 5–10 ngày làm việc sau tháng phát sinh (thỏa thuận trong hợp đồng).

2. Dữ liệu của doanh nghiệp có an toàn không?
   Có — đơn vị uy tín sẽ có NDA, mã hóa, phân quyền truy cập và backup định kỳ.

3. Có hỗ trợ khi bị thuế kiểm tra không?
   Có — đơn vị kế toán tổng hợp hỗ trợ giải trình, cung cấp hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan quản lý.

4. Nếu phát hiện sai sót ai chịu trách nhiệm?
   Trách nhiệm và cơ chế bồi thường (nếu có) phải được nêu rõ trong hợp đồng/SLA.

Kết luận và bước tiếp theo

Dịch vụ kế toán tổng hợp là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp muốn đảm bảo số liệu chính xác và bảo mật thông tin mà không tăng chi phí quản lý nhân sự. Để triển khai thành công, yếu tố quyết định là quy trình, đội ngũ chuyên môn và chính sách bảo mật rõ ràng.